Problemi di Overbooking? Cos’è, cosa fare e come rimediare!

Se siete arrivati su questo articolo, probabilmente siete incappati nell’overbooking, e forse è anche la prima (ed ultima spero) volta che vi capita. No, non avete fatto nulla di sbagliato se è questo ciò che vi state chiedendo. Purtroppo, può capitare. Ecco perché è necessario conoscere i propri diritti e sapere come muoversi qualora vi troviate in overbooking.

Vediamo di scoprire meglio di cosa di stratta e come rimediare. Voglio subito assicurarvi che in tutto questo vengono in aiuto delle valide compagnie come Flightright che vi assisteranno e tuteleranno i vostri diritti di passeggeri, per garantirvi il giusto indennizzo. E non si tratta solo di indennizzo pecuniario, ma a tutti gli effetti rappresentare e far valere i propri diritti.

Cos’è l’Overbooking? Il significato di overbooking?

Tradotto letteralmente dall’inglese significa “sovra prenotazione”. L’overbooking si può avere sia nel caso di una struttura alberghiera sia nel caso di un acquisto di un biglietto aereo con una compagnia aerea. Avviene molto più frequentemente nella seconda ipotesi.

In pratica cosa succede? La compagnia, o l’albergatore, accetta prenotazioni per un numero di posti superiore a quello di cui possiede realmente la disponibilità.

Vi chiederete perché ciò avvenga, come mai avviene questo errore?

In realtà l’anomalia non è propriamente un errore, o meglio, di solito non è frutto di un errore ma di una chiara strategia di vendita. L’obbiettivo è massimizzare il ricavo cercando di ridurre al minimo l’eventuale perdita negativa data dalle disdette in extremis.

Come noto, infatti, per i motivi più vari (cambi o annullamenti di prenotazione, ad esempio), capita sempre che una percentuale di passeggeri, la cui entità è fornita dai dati di natura statistica, non si presenti al check-in.

Per questo motivo si ricorre all’overbooking, ovvero a questo ragionamento: “considerato che ci sarà un numero fisiologico (statisticamente accertato) di defezioni dell’ultimo minuto, accettiamo prenotazioni anche oltre alla disponibilità effettiva in modo da non perderci”

Questa consapevolezza, dal mio punto di vista è alquanto irrispettosa nei confronti del cliente. Crea un disagio enorme nonché possibili inconvenienti legati a coincidenze/appuntamenti, etc. Il problema è che l’overbooking non è vietato e le compagnie sono libere di “applicarlo”. Nel caso in cui ci siano contestazioni, ed effettivamente delle persone che resteranno a terra, la compagnia fornirà una compensazione pecuniaria oppure soluzioni alternative.

Attenzione: se voi fate il check-in online, come ad esempio il check-in online Ryanair, e stampate la vostra carta di imbarco, non potete incappare nel problema dell’overbooking in quanto avrete già il vostro titolo di viaggio.

Come stimano la sovra prenotazione nei voli aerei?

Per definire l’entità dell’overbooking, quindi la percentuale delle prenotazioni in eccesso rispetto a quelle regolari, si arriva ad utilizzare complessi algoritmi in grado di stimare, con sempre migliore approssimazione, il numero degli assenti al check-in.

Tali algoritmi forniscono le loro previsioni in funzione di numerosi parametri, come le condizioni climatiche, gli aeroporti di arrivo e partenza oppure gli eventuali ritardi e annullamenti che si sono verificati nelle ore precedenti il volo.

La probabilità di restare con dei posti inutilizzati, che si traducono in un mancato guadagno, in questo modo è ridotta al minimo, se non del tutto annullata. Resta il problema che il passeggero che prenota in overbooking non è messo al corrente della propria situazione off limits.

L’overbooking, infatti, non deve essere confuso con l’inserimento in una lista d’attesa. Con le liste, il passeggero è perfettamente consapevole di essere pressoché in sovrannumero e di poter accedere al posto solo se un passeggero rinuncerà alla propria prenotazione.

Nel caso di un biglietto aereo, l’assoluta certezza di avere accesso all’ambito posto, come vi ho scritto in precedenza, viene siglata esclusivamente con il check-in. Esso decreta la regolare emissione della carta d’imbarco. La sola prenotazione può rappresentare, di fatto, solo una probabilità di salire sull’aereo scelto.

Come fare in caso di overbooking aereo?

Purtroppo, l’overbooking è concesso dalla legge, nonostante ciò il viaggiatore ha dei diritti e delle tutele. Il Regolamento della Comunità Europea n. 261/2004, infatti, impone alle compagnie aeree che sottostanno alla normativa comunitaria, il rimborso del biglietto, qualora il passeggero ritenga di non volere più partire, o l’imbarco su un volo alternativo oltre ad un risarcimento in denaro. Tutto questo viene identificato come “compensazione”.

La compensazione in denaro, secondo questi diritti, varia da 250 a 600 euro. Si può ridurre del 50% nel caso in cui il volo alternativo consenta al viaggiatore di raggiungere la propria destinazione con un ritardo che non superi le due ore (per una tratta fino a 1.500 chilometri), le tre ore (per una tratta che varia tra i 1.500 ed i 3.500 chilometri) e le quattro ore (per le tratte di lunghezza superiore a 3.500 chilometri) rispetto all’orario di arrivo programmato del volo originario.

Oltretutto, così come nel caso di “ritardo aereo”, la compagnia deve prestare assistenza al proprio cliente in relazione a quanto duri la sua attesa. Il cliente deve essere assistito nel vitto ed eventualmente anche nell’alloggio, nonché negli aspetti comunicativi (ad esempio chiamate telefoniche).

Non è superfluo evidenziare che tali norme si applicano solo nel caso in cui al passeggero non sia stato paventato il rischio di overbooking e dunque sia stato inserito in liste d’attesa.

Overbooking: come evitarlo?

Evitare l’overbooking è possibile. Ecco come:

• Essere frequent flyer e fare il check-in rapidamente: è stato verificato, infatti, che alcune tipologie di passeggeri hanno meno probabilità di altre di finire nella lista degli utenti a rischio. In particolare, quelli che viaggiano spesso con la medesima compagnia aerea o coloro che procedono al check-in online in tempi molto rapidi. La possibilità per limitare il rischio di overbooking è quindi quella di far parte del programma frequent flyer/fedeltà della compagnia con cui viaggerete. Teoricamente dovrebbero avere un occhio di riguardo nei confronti di un cliente abituale o semi-abituale.

• Viaggiare in business: anche chi viaggia in business (ma va?) ha meno possibilità di trovarsi in overbooking.

• Prendere voli mattutini: evitare di viaggiare di tardo pomeriggio o di sera, ma preferire i voli del primo mattino. Le statistiche, infatti, dicono che sono meno numerosi gli utenti che viaggiano di mattina. C’è meno concorrenza, senza contare che, sui voli serali, si ripercuotono gli effetti dei ritardi o degli eventuali annullamenti dei voli precedenti.

• Preferire i biglietti NON super-scontati: a meno che non ci si senta pronti ad affrontare i disagi dell’overbooking. Le compagnie aeree, infatti, privilegiano coloro che acquistano i biglietti a prezzo pieno.

• Spedire il proprio bagaglio: la difficoltà di reperire le valigie, presumibilmente già imbarcate, rappresenta un ottimo deterrente qualora la compagnia aerea decidesse di lasciare a terra il passeggero sovra-prenotato. Questa soluzione lascia un po’ il tempo che trova, ve la comunico ma presenta delle problematiche in più che non so se ne valgono la pena.

• Viaggiare in gruppo: magari col nucleo familiare al seguito. È buona norma, infatti, non separare le famiglie, ma prediligere i soggetti singoli per valutare un eventuale diniego dell’imbarco.

E l’overbooking in albergo?

Il fenomeno dell’overbooking presso le strutture ricettive è del tutto analogo alla sovra-prenotazione che interessa le compagnie aeree. In ogni caso discende dalla volontà di hotel e alberghi di prendere in carico una quantità di prenotazioni maggiore del numero delle sistemazioni che hanno realmente a disposizione.

In questo modo si scongiura il rischio di restare con camere vuote qualora si riceva la disdetta di una prenotazione nei giorni immediatamente antecedenti alla data programmata per il soggiorno. I viaggiatori sono comunque tutelati anche rispetto all’overbooking dell’hotel.

L’albergatore, infatti, rifiutando la stanza legittimamente richiesta dall’ospite, di fatto pone nelle condizioni di inadempiente dal punto di vista contrattuale. Essendo venuto meno un proprio obbligo, ha l’onere di garantire al cliente un alloggio presso una struttura poco distante, che sia di livello pari alla propria, se non addirittura superiore, senza alcun costo aggiuntivo.