Come organizzare un viaggio: la guida dalla A alla Z

Sono convinto che qualsiasi persona è in grado di organizzare un viaggio dalla A alla Z.

Quante volte mi hanno chiesto “ma hai organizzato tutto da solo..?”, oppure “no, no, non fa per me, non sono capace di organizzare un viaggio?” e la mia risposta è stata sempre “Certo, ma guarda che non è difficile, basta…”

Appunto, cosa basta?

Forse qualche decina di anni fa era un po’ più complicato (ma si andava in giro lo stesso). Ora, nell’era dello spopolamento di internet e del mobile, basta davvero poco e tutto dipende da noi. Basta informarsi, avere pazienza e buona volontà.

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Come organizzare un viaggio da soli?

Per organizzare un viaggio è necessario predisporre un approccio in vari passi sequenziali.

1 – Individuare la meta ed il tipo di viaggio

Sembra un passo banale ma in realtà è uno dei più importanti. Bisogna essere consci delle proprie capacità di viaggiatore, consci delle difficoltà che potreste incontrare durante il viaggio e soprattutto consci che questi step sono uguali per tutti ma non bisogna fare il “passo più lungo della gamba”. Organizzare un viaggio fai da te non è una cosa così semplice.

Analizziamo la prima fase della programmazione di un viaggio: la fase del “sogno”, quella dove leggi per caso un articolo su un quotidiano che riguarda un determinato Paese/luogo e ti fai trasportare dall’idea di esserci già, di essere già su quella fantomatica spiaggia o di vivere già quella determinata esperienza.

Da qui parte l’dea di un viaggio, è un combinato tra un bisogno e un desiderio ed il viaggio va tarato in base a questi due elementi, non sempre desiderio e bisogno vanno di pari passo. Bisogna essere in grado di capire se si hanno le forze per gestire una determinata esperienza, piuttosto che quel dato anno invece fare un viaggio meno impegnativo.

Questo incide molto sul risultato e sulla percezione finale.

Quindi iniziate a mettere sul tavolo quelle che sono le vostre idee, non fate tutto da soli ma condividete le vostre idee con chi vi accompagnerà nel viaggio e cominciate a farne un’analisi in base al vostro tempo, al periodo, al budget, etc… Ovvio che difficilmente sarà possibile definirlo sin da subito ma, ad esempio, è oggettivo che un viaggio di 4 settimane costi di più di uno di 2.

Nell’articolo entreremo poi nel dettaglio su quali aspetti valutare, non per ultimo il rapporto tra budget e il potere d’acquisto che questo avrà nel luogo di destinazione (naturalmente se è diverso dal luogo in cui partite).

2 – Pianificare il viaggio e creazione dell’itinerario turistico

In questo step, dato che abbiamo già deciso quella che sarà la nostra meta, è necessario pianificare il viaggio. È possibile anche che la meta sia più di una e quindi si predispongano due piani paralleli.

Bisogna definire quelli che saranno i punti saldi del viaggio su cui poi negli step successivi si andranno a definire le varie esperienze.

È una fase molto impegnativa che impegna parecchio tempo.

Nell’organizzare un viaggio si analizzano:

– Interessi: ciò che volete vedere assolutamente e le emozioni che vorreste provare

– Mezzi di trasporto: che mezzi utilizzare per raggiungere la meta ed inoltre quali mezzi di trasporto possono essere utilizzati nel luogo di destinazione.

– Itinerario: bisogna rapportarlo ad altri due fattori, ovvero i mezzi di trasporto e tempi ed orari di questi ultimi.

– Sistemazioni alberghiere e non: decidere se si vuole alloggiare in hotel, tenda, guest house, etc…

Ogni componente appena descritto va sempre correlato in base al budget che avete predisposto.

Questa fase non termina con la definizione di massima di questi elementi, durante l’organizzazione del viaggio è necessario anche entrare nel merito di ognuno e vedere quali sono le soluzioni che fanno al caso nostro.

È la fase principale perché è quella dove bisogna raccogliere tutte le informazioni possibili, quindi visitare forum, blog, visitare siti dove dei viaggiatori precedenti hanno scritto la propria esperienza e dalla quale si possono ottenere numerosi spunti.

Altra cosa importante è acquistare una guida di viaggio come la Lonely.

Insomma, sostanzialmente è la fase che scoraggia un po’ tutti perché è la fase in cui bisogna un po’ “sbattersi“, dove bisogna mostrare la propria forza di volontà.

Ma, credetemi, è la fase che regala qualche sorriso perché permette di concretizzare a poco a poco quell’idea di viaggio che ci si era fatti nel primo step. Riuscire a collegare i vari passaggi ed a strutturare il viaggio dà molta soddisfazione.

3 – Programmare un viaggio e fare le prenotazioni iniziali

Questo passo dell’organizzare un viaggio è un po’ particolare. Vi chiederete: “che vuoi ci sia di particolare nell’effettuare una prenotazione?!”

Certamente non c’è nulla di strano, comporta in alcuni casi stress dovuto a qualche pagamento con carta di credito ma nulla di più.

Lo strano è che non sempre una prenotazione è necessaria.

Spesso e volentieri vi sono viaggi itineranti che non presuppongono tappe già prefissate giorno per giorno, l’itinerario è fissato ma le sistemazioni o i mezzi di trasporto vengono acquistati sul posto. Ovviamente si tratta di una pratica che è meglio venga utilizzata da quei viaggiatori che hanno un po’ di esperienza e sanno districarsi in queste situazioni dove è necessario non perdere la calma ed andare nel panico. Certamente, pianificare un viaggio vissuto in questa maniera determina una sfumatura ancora più interessante dell’esperienza che si andrà a fare, ma il limite tra successo e disfatta è molto labile quando non si hanno ancora maturato capacità adeguate.

Inoltre, la prenotazione o meno dipende anche dall’aspetto stagionale. Se facciamo un viaggio in un luogo dove in quel momento sarà alta stagione è necessario premunirsi e prenotare in quanto il rischio è alto. Se, invece, ci rechiamo in un momento di bassa stagione, anche qualora non avessimo prenotato, una sistemazione molto probabilmente riusciremo a trovarla lo stesso.

Attenzione: nell’organizzare un viaggio non bisogna sottovalutare solamente l’aspetto alta o bassa stagione nel luogo d’arrivo. È paradossale ma è conveniente analizzare anche la stagionalità dei luoghi da cui si parte.

Mi spiego meglio: abbiamo le ferie solo ad agosto per motivi lavorativi, ebbene vogliamo andare in Thailandia. In Agosto non è propriamente alta stagione in Thailandia infatti si rischia di trovare i monsoni e quindi piogge; il punto è che sebbene non sia alta stagione, nel continente europeo lo è e molti hanno le ferie proprio in questo periodo. Quindi anche Agosto, sebbene bassa stagione nel luogo di destinazione, diventa comunque una stagione di picchi di presenze.

Vanno quindi fatte delle prenotazioni provvisorie. Vi consiglio di affidarvi a siti come Booking.com per le prenotazioni alberghiere.

*Aggiornamento

Oltre alle classiche prenotazioni alberghiere, sta diventando sempre più importante trovare un modo per raggiungere l’eventuale aeroporto di partenza evitando di dover sostenere costi aggiuntivi per il parcheggio. Da qualche anno è attivo un servizio molto efficiente che vi permette di “dimenticarvi della vostra macchina”.

Questo servizio si chiama GoOpti; vi vengono a prendere direttamente sull’uscio di casa e vi trasportano fino a destinazione. Il bello di questo servizio è che siete tutelati e coperti qualora il minivan non riesca a portarvi in aeroporto in tempo utile per la partenza. Ho avuto modo di provare l’efficienza di GoOpti e sono rimasto davvero stupito dalla comodità di un servizio del genere, quindi prendetelo in considerazione per i vostri prossimi viaggi perché è conveniente ed estremamente utile.

4 – La ricerca di ulteriori informazioni

L’organizzare un viaggio non termina fino a quando non si lascia casa, anzi spesso e volentieri continua anche dopo. Siamo nel quarto step, in questo caso ci troviamo ad aver già predisposto destinazione, itinerario, mezzi di trasporto, tempi, alloggi, budget, insomma la struttura portante del viaggio c’è e si fa sentire.

Per organizzare un viaggio le ore passate davanti al pc sono parecchie.

Solitamente dopo la terza fase segue un momento di riposo dove si lascia tutto in disparte per un breve periodo in modo tale da smaltire la sbornia da pc e soprattutto per non andare incontro a troppe informazioni che sarebbe deleterio perché spesso troppe informazioni sono peggio che averne poche in quanto producono confusione.

Arriva però il momento di riprendere in mano il tutto, si prende il programma del viaggio e si cerca di andare a trovare informazioni più specifiche e definire anche esse.

Facciamo un esempio: sempre riferendoci alla Thailandia, sulla quale potete trovare parecchi post nel blog…da Bangkok avete previsto, nella seconda fase, di spostarvi verso Chiang Mai con un autobus notturno così risparmiate anche una notte. Bene, sapete che questo Vip Bus notturno esiste, ne esistono diverse compagnie e sapete anche da dove partono. Vi restano in sospeso diverse cose: come fare ad andare da Bangkok alla stazione dei bus? Il biglietto potete già comprarlo online? A che ore partono?

Queste sono tutte informazioni che non raccogliete nella fase della pianificazione del viaggio (fase 2) perché sennò rischiate di avere troppe informazioni. In questa fase, invece, avete già metabolizzato bene la struttura del vostro viaggio ed ora dovete definirle.

5 – Organizzare il viaggio, gli ultimi passi

Di questa fase c’è poco da dire, carta di credito alla mano si definiscono tutti i passaggi per organizzare un viaggio.

Da questo momento in poi, se avete adottato il metodo della prenotazione, il vostro viaggio è ormai predisposto completamente, saprete già cosa fare il giorno X, il giorno Y, quanto vi costerà il trasferimento da un luogo all’altro, etc…

Vi fate le vostre cartelline divise come più vi piace e cominciate il conto alla rovescia.

C’è anche una piccola fase di controllo.

Immagino che dopo qualche mese passato a cercare informazioni nei meandri di internet, vi siate persi qualche piccolo ma importante passaggio, vedasi: quando apre il check in online dell’aereo?

Questa è una delle tante domande e dubbi che concernono l’organizzare un viaggio. L’ultimo passo è proprio quello di ripercorrere tutti i passaggi cercando di far mente locale se c’è qualcosa che non quadra.

6 – Viaggiare

Mi sembra ovvio che l’ultimo step sia quello migliore e più appagante. Col vostro malloppo sottobraccio godetevi il viaggio che avete organizzato che, sotto certi punti di vista, avete già anche un po’ vissuto.